IN HET GEBOUW

Algemeen

Nee, dat gaat voorlopig niet open.

Vanwege het feit dat het er vaak erg druk is (liften, instroom/uitstroom) en vanwege hygiene factoren.

De ruimte op de 7e kunnen we wellicht gebruiken voor  afdelingen die verplaatst moeten worden.

Liften kunnen niet gebruikt worden, de 1,5-meter afstand is niet te waarborgen.

In geval van functionele vereisten 

Ja, met bewegwijzering wordt dat aangegeven.

We bewegen met de klok mee door het gebouw.

De werkplek

Nee, om 1,5-meter afstand op en om de werkplekken te garanderen, zullen sommige bureaus geruimd moeten worden?

Nee, iedereen heeft een vast bureau met een eigen toetsenbord en muis.

Ja, vanwege hygiene redenen gaan we clean desk policy doorvoeren.

Nee, in principe niet. We hebben grote bureaus waardoor we de 1,5-meter afstand kunnen garanderen.

Soms zal het nodig zijn om de bureaus in een blok iets uit elkaar te zetten.

Op dit moment werken bijna al onze collega’s thuis en is ons pand aan de Magistratenlaan nagenoeg verlaten. Maar wat als na deze intelligente lockdown de maatregelen worden versoepeld en we weer voorzichtig naar kantoor kunnen?

Nieuwe inrichting werkvloer noodzakelijk

We weten inmiddels dat thuiswerken heel goed mogelijk is, maar ook dat het heel prettig is om je collega regelmatig in de ogen te kunnen kijken. Beide vormen van werken, thuis en op kantoor, zullen dus voorlopig naast elkaar blijven bestaan. Daarbij kan het zijn dat collega’s in shifts afwisselend thuis en op kantoor gaan werken. Of dat we de ene dag langer werken en de volgende dag vrij zijn. Dit is nu nog niet helemaal duidelijk.

Hoe dan ook, het is onvermijdelijk dat op kantoor veel minder werkplekken gebruikt gaan worden en dat we de werkvloeren anders moet gaan inrichten. Hoe ons kantoor er straks uit gaat zien zal moeten blijken als we er echt in gaan werken. Maar er gaan nu al heel simpele maatregelen genomen worden, om ons voor te bereiden.  

Koffie

Een plek waar anderhalve meter afstand moeilijk te bewaren is, is het gebied bij de koffieautomaat. Hier wordt door een markering op de grond duidelijk aan gegeven wat anderhalve meter is, zodat iedereen weet wat er van ze wordt verwacht.  Na het gebruik van het koffiedisplay is het verplicht om deze na gebruik te reinigen d.m.v. de desinfectie wipes aanwezig in de pantry. De wipes kunnen vervolgens in de betreffende afvalbak worden gedeponeerd.

Eenrichtingsverkeer

Ons kantoor moet sowieso ruimer worden opgezet. Daarbij horen ook bredere paden tussen de werkplekken door. Maar omdat onze paden op de afdelingen niet breder zijn dan twee meter is besloten om een eenrichtingsverkeer in te voeren, zodat de collega’s niet ongemakkelijk langs elkaar heen hoeven te schuifelen. Dit wordt aangegeven door de eenrichtingspijlen op de grond en door de pijlen aan de muren. De richting van het eenrichtingsverkeer is: lopen met de klok mee!

Werkplekken

Een aantal bureaus kan niet meer worden gebruikt of worden anders neergezet. Of, als wordt gewerkt met blokken van vier of zes bureaus, dan ontkom je er niet aan om per blok twee of drie bureaus niet toegankelijk te maken. Dit geven we aan door  een rood-wit lint op die bureaus aan te brengen. De ruimte achter je stoel dient 1.5 meter te zijn.

Flex werkplekken

Om teveel beweging in het 1,5 meter kantoor te voorkomen worden er geen flexplekken meer gebruikt en kiezen we voor de vaste werkplek. Een clean desk policy moet daarbij strikt gehandhaafd worden, omdat de schoonmakers overal goed bij moeten kunnen. (introductie clean desk en bieden alternatief voor het opbergen van hun spullen)

Lift gebruik

Om de kans op besmetting zo klein mogelijk te houden, is er besloten om de liften binnen Malmberg niet te gebruiken, tenzij je hiervoor een medische reden hebt. Aanvraag via HR/Facilitair. We realiseren ons dat dit mogelijk lastig is.

Bedrijfsrestaurant

Omdat we in de huidige situatie in het bedrijfsrestaurant de veiligheid van de gezondheid niet kunnen garanderen, nemen we geen enkel risico en is besloten om het  bedrijfsrestaurant tot nadere order gesloten te houden. Je bent zelf verantwoordelijk voor het meebrengen van je eigen lunch. Overwogen wordt om de grote koelkast op de 7e etage in het bedrijfsrestaurant te verplaatsen naar de begane grond, achter de receptie.

Vergaderruimtes

De vergaderruimtes waar we een paar maanden geleden bijvoorbeeld nog 8,16 of 40 mensen in pasten, kunnen we in de 1,5 metersamenleving niet meer meer herbergen. De overbodige stoelen worden uit de ruimtes gehaald. Het kan ook zijn dat we de overbodige stoelen voorzien van rood/wit afzetlint.
In iedere vergaderruimte is straks een desinfectiemiddel aanwezig. Verplicht wordt dat na iedere vergadering je zelf verantwoordelijk bent voor het desinfecteren van je vergaderplek. Dit houdt in het schoonmaken van het tafelblad en de stoel.

Vergaderingen

Misschien is het nu ook een goed moment om onze overlegstructuren eens goed onder de loep te nemen (niet alleen voor de corona-tijd maar ook voor de langere termijn), en af te wegen:

  • Wat is de toegevoegde waarde van dit overleg? Is dit de meest logische organisatie van de overleggen? Of is een andere organisatie / samenvoeging van overleggen ook mogelijk?
  • Wie moeten aanhaken? Is dat de complete groep of volstaat een deel van de mensen ook, die anderen dan weer bijpraten via andere overleggen?
  • Welke frequentie is nodig?

 

Maak dit bespreekbaar in de teams

De thuiswerkplek

Dit zijn hele simpele ingrepen die we doen om de eerste maanden van de 1,5 metersamenleving door te komen. Terwijl het kantoor gebruikt wordt, zullen geleidelijk meer zaken duidelijk worden. Zo zal ons corona-kantoor langzaamaan duidelijker vorm gaan krijgen.  

Feit is dat collega’s nog steeds volop thuis zullen werken. De werkplek thuis wordt dus blijvend een extensie van het kantoor. Zodra we weer naar kantoor terug kunnen, moeten ook alle schermen en bureaustoelen terug naar kantoor. Mocht je om medische redenen toch een bureaustoel thuis nodig hebben, kun je een verzoek indienen bij HR/ Facilitair.


Gebruikelijke maatregelen

Om te zorgen voor minder kans op transmissie van het coronavirus op kantoor zullen er directe hygiëne maatregelen ingevoerd moeten worden. Dit zijn de gebruikelijke maatregelen en al bij velen bekend. Toch zetten we ze nog even voor je op een rijtje: 

  • Zorg dat je regelmatig de handen wast met water en zeep. Vervolgens de handen afdrogen met papieren (rol)doeken. 
  • Hoesten en niezen doe je in de binnenkant van de elleboog. 
  • Gebruik papieren zakdoeken als je hoest of niest. Gooi deze vervolgens direct weg. 
  • Geen handen schudden.
  • Gebruik desinfectiegel.  

Ventileer het kantoor goed waar hen kan. Het klimaatsysteem binnen Malmberg voldoet hierin aan de norm en ventileert met frisse lucht van buiten.

Directe hygiëne

Naast de gebruikelijke maatregelen zijn er ook andere voorzorgsmaatregelen die kunnen worden getroffen om de overdracht van het coronavirus zo veel mogelijk te beperken. Onderstaande maatregelen worden getroffen om te zorgen dat de collega’s over een zo hygiënisch mogelijke werkplek beschikken. Extra maatregelen die zijn getroffen: 

  • Inzetten van de hygiëne agents: De dames van de catering gaan ingezet worden om toe te zien om de dagelijkse hygiëne. Zij desinfecteren regelmatig de deurklinken, kranen, lichtknoppen, koffieapparaten display. Ook hebben zij de bevoegdheid om collega’s aan te spreken op hun gedrag wanneer zij de regels niet handhaven.
  • Collega’s die hoesten en/of niezen zijn niet welkom op kantoor. Dit is overigens ook een maatregel van de overheid. 
  • Maak gebruik van eigen kantoor items. Denk hierbij aan het gebruik van een eigen pen.

Sociale hygiëne

Daarnaast kan er ook met betrekking tot de sociale hygiëne enkele maatregelen worden getroffen. Als hier regels voor op worden gesteld, is er minder gelegenheid voor transmissie van het coronavirus. Hier hebben we ook de belangrijkste maatregelen op een rijtje gezet:

  • Bezoekers kunnen we voorlopig niet toelaten tot het pand. Leveranciers worden verzocht de leveringen neer te zetten in de tussensluis op de begane grond. Kemal draagt zorg voor de logistiek. Uitzondering hierop zijn de sollicitanten. Zij mogen met je juiste maatregelen en afstand de gesprekken voeren op kantoor
  • Onderhoud contact met klanten en/of leveranciers het liefst per telefoon, mail of ga videobellen.
  • Het is heel vervelend dat de scholen (gedeeltelijk) dicht zijn, maar neem geen kinderen mee naar kantoor.

Neem verantwoordelijkheid

Daarnaast is het ook belangrijk dat werknemers verantwoordelijkheid nemen. Het is namelijk van belang dat er momenteel zoveel mogelijk contact met de buitenwereld wordt beperkt. Als iedereen zich hieraan houdt, dan is de kans op verdere besmetting op de werkvloer kleiner.